Как провести онлайн-конференцию в 2020

Переходим в онлайн: как сделать виртуальную конференцию успешной?

До недавнего времени казалось, что работать дистанционно, а особенно виртуально проводить публичные мероприятия — это нечто совершенно новое и свежее. Что-то из будущего. Сейчас это становится повседневной реальностью, и очень интересно наблюдать за тем, как обычные мероприятия становятся виртуальными.

Мы живём в мире, где технологии позволяют общаться и обмениваться информацией с людьми по всему миру, даже не выходя из дома. Event-сфере придётся быстро адаптироваться, потому что онлайн-конференции — это будущее.

Почему это важно? Представьте, что вы можете генерировать огромную ценность конференции с точки зрения контента, но без неприятной обратной стороны в виде ресурсоёмкой подготовки и организации события на месте. В этом году вместе с коллегами мы помогли провести две ключевые российские конференции по программированию: Moscow Python Conf и GopherCon.

Moscow Python Conf and GopherCon уходят в онлайн

Moscow Python Conf фокусируется на языке Python и его экосистеме: эволюции, управлении пакетами и зависимостями, бэкэнд-сервисах, современных веб-приложениях, AI/ML, DevOps, автоматизированном тестировании, железе и IoT, информационной безопасности, кросс-платформенной разработке и БД.

Всего за пару недель до проведения стало ясно, что все публичные мероприятия в городе вскоре будут запрещены. Мы обсудили ситуацию с командой и приняли решение перенести конференцию в онлайн, для чего нужны были новые инструменты организации процесса. 

Прямой эфир был сделан с помощью SBTG: выступления спикеров и их экраны с презентациями захватывались через Zoom. Все Q&A сессии также сделали в Zoom. Общение участников перенесли в Discord. Докладчикам задали более 70 вопросов, а обсуждения длились более 2 часов после докладов. Виртуальная веб-конференция 2020 по Python по впечатлениям была такая же, как и предыдущие оффлайн-конференции!

Участие в онлайн-конференции было бесплатным для всех обладателей билетов Moscow Python Conf, а оффлайн-конференция была перенесена на 15 сентября 2020.

Участникам конференции GopherCon Russia 2020 были предложены несколько различных вариантов. Они могли либо использховать билеты для участия в онлайн-конференции GopherCon и получить пакет с легендарным мерч-китом (игрушка GopherCon и «антивирусная» футболка) вместе с 30% скидкой на оффлайновый GopherCon Russia 8 августа, либо сохранить свои билеты и принять участие только в оффлайн-конференции, либо просто получить полный возврат денег. К нашему удивлению, огромное количество людей решили принять участие в онлайн-конференции, а мы были рады подарить им эти незабываемые впечатления!

Лично я не большой фанат онлайна. Очень многие коллеги (включая меня) 90% своего времени проводят в удаленной работе из дома, и конференция — шанс выйти из своего кокона, посмотреть вокруг, пообщаться. Это шумный праздник на нашей интровертской улице. Онлайн не может его заменить, но может закрыть часть задач, которые конференции решают: послушать доклады, узнать новые тренды, задать наболевшие вопросы экспертам и коллегам. А выпить пива на онлайн-афтепати перед монитором — бесценный опыт, который каждый должен получить к концу карантина.
Elena Mogilnikova, GopherCon and RubyRussia organizer Елена Могильникова организатор GopherCon и RubyRussia

Как провести хорошую онлайн-конференцию?

Работая над GopherCon и Moscow Python Conf, мы разработали эффективный подход к организации онлайн-мерпориятий и узнали о лучших инструментах для виртуальных конференций. Если вы планируете провести онлайн-мероприятие, вот на что нужно обратить внимание:

  • Изучите специфику работы с аудиторией в сети. Вам нужно научиться не только взаимодействовать со слушателями с помощью специальных инструментов, но и уметь удерживать их внимание.
  • Убедитесь, что участники — те же самые люди, которые регистрировались. Запросы участников на регистрацию должны модерироваться, чтобы они не могли просто передать ссылку коллеге или другу.
  • Обеспечьте высокое качество трансляции как слайдов, так и выступлений спикеров.
  • Предоставьте возможность группового обсуждения докладов.
  • Предоставьте участникам возможность общаться в чате, задавать вопросы и взаимодействовать.
  • Создайте интуитивно понятный веб-сайт или лендинг с расписанием и ссылками на все потоки и презентации.
  • Позаботьтесь о том, чтобы не потерять внимание людей во время перерывов или даже во время мероприятия. Закрыть вкладку с трансляцией в миллион раз легче, чем встать и покинуть первый ряд в аудитории на 1000 человек.
  • Придумайте активности для участников, чтобы каждый человек, находящийся по ту сторону экрана, почувствовал, что его заметили и он важен. Они привыкли к оффлайн-мероприятиям, где активно взаимодействуют с другими людьми.
  • Подумайте об альтернативном способе оставить память о мероприятии, так как у вас не будет возможности сделать групповую фотографию всех участников, как на оффлайн-конференции.

Инструменты для проведения онлайн-мероприятий

Выбирая сервисы для проведения виртуальной конференции и трансляции выступлений спикеров, помните о следующих требованиях: 

  • Чем меньше разных инструментов — тем лучше. Участникам будет сложно переключаться между разными программами и вкладками и вы рискуете их потерять. К тому же, вырастает возможность технических проблем.
  • Доступ должен быть очень лёгким, в идеале — без обязательной регистрации. 
  • Используйте привычное. Если ваши участники уже знакомы с платформами для онлайн-трансляций, то им не нужно будет тратить время на изучение нового интерфейса.

Мы рекомендуем Zoom в качестве основной платформы и Discord для общения и взаимодействия. Вы можете делать анонсы и объявления через социальные сети, например Facebook или Twitter, готовить раздаточные материалы в Google Docs, знакомиться с участниками в канале или чате в Телеграмме, а также отправлять записи ключевых моментов участникам по электронной почте.

Вывод

Мы все почувствовали влияние коронавируса на технологическую индустрию, и, вполне вероятно, онлайн-конференции станут главной технологической тенденцией 2020 года. Несмотря на то, что в проведении полностью онлайновых мерпориятий есть некоторые недостатки , есть и многочисленные преимущества. Кроме Golang Conf и Moscow Python Conf, в 2020 году мы запланировали еще много технологических конференций, которые, скорее всего, будут перенесены в интернет.

Если вы планируете провести виртуальную конференцию, мы надеемся, что эти советы помогут сделать мероприятие успешным. Если у вас есть вопросы к нам, просто заполните нашу контактную форму внизу, и мы свяжемся с вами.

Онлайн-конференции — это тяжело. Пока еще нет способа привнести в онлайн две основные ценности оффлайн-мероприятий: общение лицом к лицу и возможность обмениваться личными мнениями. Сейчас у нас есть прекрасная возможность получить все самое лучшее из обоих миров: полезный нетворкинг оффлайна и доступность онлайна. Я делаю все, что в моих силах, чтобы создать место, где разработчики смогут обмениваться мнениями и развивать технологии, которые мы все используем и любим.   
Григорий Петров
DevRel Evrone, со-организатор Moscow Python Conf
Связаться с нами
Нужна команда?
Давайте обсудим ваш проект
Прикрепить файл
Максимальный размер файла: 8 МБ.
Допустимые типы файлов: jpg jpeg png txt rtf pdf doc docx ppt pptx.