Переходим в онлайн: как сделать виртуальную конференцию успешной?

До недавнего времени казалось, что работать дистанционно, а особенно виртуально проводить публичные мероприятия — это нечто совершенно новое и свежее. Что-то из будущего. Сейчас это становится повседневной реальностью, и очень интересно наблюдать за тем, как обычные мероприятия становятся виртуальными.

Мы живём в мире, где технологии позволяют общаться и обмениваться информацией с людьми по всему миру, даже не выходя из дома. Event-сфере придётся быстро адаптироваться, потому что онлайн-конференции — это будущее.

Почему это важно? Представьте, что вы можете генерировать огромную ценность конференции с точки зрения контента, но без неприятной обратной стороны в виде ресурсоёмкой подготовки и организации события на месте. В этом году вместе с коллегами мы помогли провести две ключевые российские конференции по программированию: Moscow Python Conf и GopherCon.

Moscow Python Conf and GopherCon уходят в онлайн

Moscow Python Conf фокусируется на языке Python и его экосистеме: эволюции, управлении пакетами и зависимостями, бэкэнд-сервисах, современных веб-приложениях, AI/ML, DevOps, автоматизированном тестировании, железе и IoT, информационной безопасности, кросс-платформенной разработке и БД.

Всего за пару недель до проведения стало ясно, что все публичные мероприятия в городе вскоре будут запрещены. Мы обсудили ситуацию с командой и приняли решение перенести конференцию в онлайн, для чего нужны были новые инструменты организации процесса. 

Прямой эфир был сделан с помощью SBTG: выступления спикеров и их экраны с презентациями захватывались через Zoom. Все Q&A сессии также сделали в Zoom. Общение участников перенесли в Discord. Докладчикам задали более 70 вопросов, а обсуждения длились более 2 часов после докладов. Виртуальная веб-конференция 2020 по Python по впечатлениям была такая же, как и предыдущие оффлайн-конференции!

Участие в онлайн-конференции было бесплатным для всех обладателей билетов Moscow Python Conf, а оффлайн-конференция была перенесена на 15 сентября 2020.

Участникам конференции GopherCon Russia 2020 были предложены несколько различных вариантов. Они могли либо использховать билеты для участия в онлайн-конференции GopherCon и получить пакет с легендарным мерч-китом (игрушка GopherCon и «антивирусная» футболка) вместе с 30% скидкой на оффлайновый GopherCon Russia 8 августа, либо сохранить свои билеты и принять участие только в оффлайн-конференции, либо просто получить полный возврат денег. К нашему удивлению, огромное количество людей решили принять участие в онлайн-конференции, а мы были рады подарить им эти незабываемые впечатления!

RubyRussia 2020 в формате онлайн

Мы задумывались об отмене конференции Ruby Russia 2020, когда ситуация в event-сфере стала непредсказуемой и появились барьеры, которых мы не видели раньше.

Во-первых, раньше были оффлайн и онлайн события, люди могли выбирать удобный формат. В этом году на них свалилась куча мероприятий в сети, многие из которых стали бесплатными. Если раньше мы следили за календарём спикера, чтобы его заполучить, то теперь приходится искать свободное место в календаре зрителя.

Во-вторых, специфика онлайна совсем другая. Уйти из полного зала в середине выступления стыдно, а вот просто закрыть вкладку — очень легко. А это значит, что нужно придумать что-то сверхъестественное, чтобы удержать внимание.

В этой трудной ситуации мы получили невероятную поддержку сообщества и поняли, что люди всё равно ждут Ruby Russia. Конечно, от чего-то нам пришлось отказаться — на конференции не было иностранных спикеров, а доклады были записаны заранее. Подробнее о причинах таких перемен можно почитать в статье на нашем сайте.

Но вместо этого мы придумали что-то новое:

• Докладная часть была сочной и охватывала только острые темы. Мы превратили её из 20-часового обучения в 3-часовое вечернее пятничное развлечение.
• Благодаря платформе tulu.la мы смогли сфокусировать людей на происходящем. Зрителям не приходилось отвлекаться на сложный интерфейс программы, можно было сосредоточиться на обсуждении и общении.
• Вторая половина конференции была практической — самые рьяные фанаты Ruby участвовали в воркшопах и сразу применяли свежие знания на практике. После воркшопов их ждала ещё неделя общения со спикерами и выполнение домашнего задания.

Конечно, нам пришлось умерить свои аппетиты в количестве зрителей. Если в 2019 году мы собрали более 800 программистов, то в этом году мы привлекли 575. Но нашей задачей было не «распустить павлиний хвост» и хвастаться цифрами регистраций, а провести качественное событие, не уронить планку и добиться хорошего уровня вовлечения. И нам это удалось.

Лично я не большой фанат онлайна. Очень многие коллеги (включая меня) 90% своего времени проводят в удаленной работе из дома, и конференция — шанс выйти из своего кокона, посмотреть вокруг, пообщаться. Это шумный праздник на нашей интровертской улице. Онлайн не может его заменить, но может закрыть часть задач, которые конференции решают: послушать доклады, узнать новые тренды, задать наболевшие вопросы экспертам и коллегам. А выпить пива на онлайн-афтепати перед монитором — бесценный опыт, который каждый должен получить к концу карантина.

Елена Могильникова организатор GopherCon и RubyRussia

Как провести хорошую онлайн-конференцию?

Работая над GopherCon и Moscow Python Conf, мы разработали эффективный подход к организации онлайн-мерпориятий и узнали о лучших инструментах для виртуальных конференций. Если вы планируете провести онлайн-мероприятие, вот на что нужно обратить внимание:

• Изучите специфику работы с аудиторией в сети. Вам нужно научиться не только взаимодействовать со слушателями с помощью специальных инструментов, но и уметь удерживать их внимание.
• Убедитесь, что участники — те же самые люди, которые регистрировались. Запросы участников на регистрацию должны модерироваться, чтобы они не могли просто передать ссылку коллеге или другу.
• Обеспечьте высокое качество трансляции как слайдов, так и выступлений спикеров.
• Предоставьте возможность группового обсуждения докладов.
• Предоставьте участникам возможность общаться в чате, задавать вопросы и взаимодействовать.
• Создайте интуитивно понятный веб-сайт или лендинг с расписанием и ссылками на все потоки и презентации.
• Позаботьтесь о том, чтобы не потерять внимание людей во время перерывов или даже во время мероприятия. Закрыть вкладку с трансляцией в миллион раз легче, чем встать и покинуть первый ряд в аудитории на 1000 человек.
• Придумайте активности для участников, чтобы каждый человек, находящийся по ту сторону экрана, почувствовал, что его заметили и он важен. Они привыкли к оффлайн-мероприятиям, где активно взаимодействуют с другими людьми.
• Подумайте об альтернативном способе оставить память о мероприятии, так как у вас не будет возможности сделать групповую фотографию всех участников, как на оффлайн-конференции.

Инструменты для проведения онлайн-мероприятий

Выбирая сервисы для проведения виртуальной конференции и трансляции выступлений спикеров, помните о следующих требованиях: 

• Чем меньше разных инструментов — тем лучше. Участникам будет сложно переключаться между разными программами и вкладками и вы рискуете их потерять. К тому же, вырастает возможность технических проблем.
• Доступ должен быть очень лёгким, в идеале — без обязательной регистрации. 
• Используйте привычное. Если ваши участники уже знакомы с платформами для онлайн-трансляций, то им не нужно будет тратить время на изучение нового интерфейса.

Мы рекомендуем Zoom в качестве основной платформы и Discord для общения и взаимодействия. Вы можете делать анонсы и объявления через социальные сети, например Facebook или Twitter, готовить раздаточные материалы в Google Docs, знакомиться с участниками в канале или чате в Телеграмме, а также отправлять записи ключевых моментов участникам по электронной почте.

Вывод

Мы все почувствовали влияние коронавируса на технологическую индустрию, и, вполне вероятно, онлайн-конференции станут главной технологической тенденцией 2020 года. Несмотря на то, что в проведении полностью онлайновых мерпориятий есть некоторые недостатки , есть и многочисленные преимущества. Кроме Golang Conf и Moscow Python Conf, в 2020 году мы запланировали еще много технологических конференций, которые, скорее всего, будут перенесены в интернет.

Если вы планируете провести виртуальную конференцию, мы надеемся, что эти советы помогут сделать мероприятие успешным. Если у вас есть вопросы к нам, просто заполните нашу контактную форму внизу, и мы свяжемся с вами.