Тендерный AI-помощник для LISPAKO: как автоматизировали подготовку закупок

Сервис ведет закупку от поиска до готового комплекта документов. По оценке команды LISPAKO, автоматизация рутинных операций экономит около 4–5 часов на каждом тендере.

Клиент

К нам обратилась студия видеопродакшна полного цикла LISPAKO, ранее мы разрабатывали для них корпоративный сайт.

Один из каналов продаж клиента связан с тендерами: за одной закупкой могут стоять техническое задание, бриф, требования к участнику, формы заказчика, юридические документы, портфолио и десятки приложений. Часть этих материалов уже есть, часть нужно регулярно обновлять, а некоторые документы приходится каждый раз готовить под конкретного заказчика.

Проблема: много документов и нерелевантных закупок

Работа начиналась еще до открытия тендерной документации. Стандартные уведомления торговых площадок давали много шума. Например, система могла увидеть слово «монтаж» и предложить студии закупку на монтаж пожарной системы или видеонаблюдения. Иногда информация приходила уже незадолго до окончания приема заявок.

После первичного отбора сотруднику предстояло изучить требования, проверить условия участия и собрать необходимые документы. Они могли находиться в разных файлах и называться иначе, чем во внутренней базе компании. Чтобы сократить эту работу, в LISPAKO собрали тендерный процесс в одном сервисе.

Автопоиск новых тендеров

Отдельный сервис каждое утро проверяет электронные торговые площадки и собирает закупки по профилю студии: видеопродакшн, монтаж, анимация, трансляции и AI-контент.

Агент проверяет найденные тендеры на соответствие профилю LISPAKO и формирует ежедневную подборку. Окончательный отбор остается за сотрудником: команда просматривает результаты и решает, какие закупки стоит анализировать подробнее.

От ссылки на закупку до готового комплекта

Для запуска подробного анализа достаточно вставить ссылку на тендер.

Дальше LISPAKO /DOC/ выполняет основную работу автоматически:

• Открывает страницу торговой площадки под учетной записью компании, раскрывает необходимые блоки и получает вложения.
• Читает техническое задание, формы, таблицы, проект договора и другие документы.
• Извлекает требования к составу заявки.
• Проверяет, какие материалы уже есть во внутренней базе.
• Формирует чек-лист недостающих документов и определяет, что можно подготовить автоматически.
• Позволяет выгрузить готовый комплект архивом или отправить его в Google Drive.

Анализ выполняется в фоне. В интерфейсе отображается текущий этап, поэтому сотрудник в это время может заниматься другими задачами.

Система понимает смысл документов

Сопоставление идет не только по названиям файлов.Например, заказчик может запросить «решение об избрании руководителя», а внутри компании соответствующий документ называется иначе. LLM-матчер анализирует содержание и определяет, что речь идет об одном и том же документе.

После обработки сотрудник сразу видит, что уже готово и чего не хватает. Если нужен актуальный документ из открытого источника, его можно получить через сервис. Для работы с реквизитами юридических лиц используется DaData.

Формы заказчика заполняются автоматически

Если к тендеру приложена собственная форма заказчика, система скачивает ее вместе с остальной документацией и заполняет доступными данными из профиля LISPAKO. Это может быть согласие на обработку персональных данных, карточка организации или другой шаблон.

Сервис работает с Word, Excel и PDF. После обработки он показывает, сколько полей удалось заполнить и какие остались пустыми. Если данных недостаточно, пользователь видит причину. Сотруднику остается проверить подготовленный документ вместо ручного переноса реквизитов.

ИИ должен показать, откуда он взял ответ

При работе с тендерной документацией ошибка может обнаружиться уже перед отправкой заявки. Поэтому LISPAKO /DOC/ не скрывает степень уверенности системы и результаты обработки исходных файлов.

В сервис встроено несколько механизмов проверки.

• Доказательная цитата

Каждое извлеченное требование сопровождается цитатой из закупочной документации. Сервер программно ищет ее в исходном тексте. Если подтверждение не найдено, пункт получает соответствующую отметку.

• Контроль полноты

Пользователь видит, сколько файлов действительно обработано. Если вложение не скачалось, не открылось или не было прочитано полностью, это отображается в интерфейсе.

• Контроль автозаполнения

 Частично заполненная форма не выдается за готовый документ. Сервис показывает результат обработки и пропущенные поля.

Дополнительно используется LLM Critic — второй агент, который проверяет результаты основной модели. Так пользователь видит не только ответ системы, но и основания, на которых он получен.

Анализ учитывает правила LISPAKO

Для агента заданы критерии, по которым компания оценивает закупки. Например, постоплата через 30 дней может быть отмечена как потенциальный риск. Но если внутри LISPAKO зафиксировано, что срок до 45 дней допустим, система учитывает это при анализе.

По такому же принципу обрабатываются сроки, KPI, требования к референсам, портфолио и другие параметры. В результате сотрудник получает первичный разбор тендера с учетом правил самой компании.

Встроенный чат-ассистент

Для каждой закупки доступен чат-ассистент, который знает страницу тендера, вложения и текущий чек-лист.

Его можно спросить:

«Какие здесь условия оплаты?»

«Какие референсы требует заказчик?»

«Что еще нужно приложить к заявке?»

Если пользователь просит изменить данные, агент сначала предлагает действие и показывает карточку подтверждения.

AI-ассистент также умеет работать с изображениями. Например, ему можно отправить скриншот заполненной формы и использовать данные при дальнейшей работе с документом.

Несколько моделей для разных задач

В LISPAKO /DOC/ используется мультипровайдерная схема: к системе подключены Claude, DeepSeek, OpenAI, Gemini, Grok, YandexGPT и Qwen.

Модель выбирается под конкретную операцию и переключается через настройки без изменения кода.

Для массового анализа и сопоставления документов можно использовать более экономичную модель. Для сложных задач — модель с более сильными возможностями анализа. Для разных операций задаются собственные лимиты.

Такая архитектура позволяет выбирать подходящее соотношение стоимости, скорости и качества для каждой задачи.

Под капотом

Серверная часть LISPAKO /DOC/ написана на Python и FastAPI, интерфейс — на React, Vite и Tailwind CSS.

Для работы с торговыми площадками используется Playwright и headless-браузер. Сервис может открывать страницы, раскрывать элементы интерфейса и получать вложения почти так же, как пользователь в обычном браузере.

Для обработки документов используются python-docx, openpyxl и PyMuPDF. PDF формируется браузерным движком, поэтому печатная версия совпадает с экранной.

Инфраструктура работает в Docker, а nginx используется как единая точка входа для сервисов студии.

В LISPAKO /DOC/ собраны тендеры, чек-листы, база документов, клиенты, документы, презентации, коммерческие предложения, мониторинг закупок и настройки.

Учетная запись общая для нескольких внутренних инструментов LISPAKO: тендерного сервиса, калькулятора смет, каталога проектов и суфлера. Доступ к разделам назначает администратор.

Не только тендерный ИИ-инструмент

По мере развития область применения LISPAKO /DOC/ стала шире.

Теперь через сервис можно готовить договоры, акты и счета, работать с шаблонами контрагентов, создавать коммерческие предложения и собирать презентации из библиотеки слайдов.

Эти функции используются и внутри тендерного процесса. Например, если заказчику требуется портфолио, система может помочь подобрать подходящие работы и подготовить презентацию.

Результат

По оценке LISPAKO, автоматизация рутинных операций экономит около 4–5 часов на одном тендере. Система берет на себя поиск и первичный анализ закупок, разбор документации, сопоставление требований с базой и подготовку документов.

За специалистами остаются решение об участии, проверка подготовленных материалов и содержательная работа с техническим заданием.

Что дальше

LISPAKO продолжает развивать сервис на реальных закупках. Команда накапливает данные о результатах участия в тендерах и дорабатывает правила, по которым агент анализирует закупки и готовит документы.

Следующая задача — сокращать количество ручных операций там, где результат можно получить автоматически и при этом проверить его по исходным данным.